财会监督 | 数智化财务核算监督:防范企业舞弊的有效举措
关键词
财务核算监督 防范舞弊 监督审核 风险预警
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财务的基本职能是核算和监督,财务核算是企业财务管理中不可或缺的环节,它为企业提供了准确、全面的财务信息,用于支持风险防控、经营管理和决策。财务核算过程中通过财务核算监督工作,可规范财务核算,防控舞弊发生,确保财务信息质量的真实可靠。传统财务核算监督缺少体系化建设,监督功能呈现出“滞后性”特征,往往在错报和舞弊问题出现引起重大损失之后,才采取应急救济措施,但常常为时已晚,不仅增加了监督检查和风险应对的成本,还损害了企业的经营环境、商业声誉,严重地制约了企业的高质量发展。
2023年2月15日,中办、国办印发《关于进一步加强财会监督工作的意见》(以下简称“意见”)提出:“加强对财务管理、内部控制的监督,督促指导相关单位规范财务管理,提升内部管理水平。加强对会计行为的监督,提高会计信息质量……统筹推进财会监督信息化建设加强对国有企业、上市公司、金融企业等的财务、会计行为的监督,严肃查处财务数据造假、出具‘阴阳报告’、内部监督失效等突出问题。深化‘互联网+监督’,充分运用大数据和信息化手段,切实提升监管效能。”意见从政策层面为企业的财会监督工作提供了指引和遵循依据。
企业的经营管理要实现效率和效益的提升,满足内外部监管的要求,就需要搭建行之有效的财务核算监督体系,从财务核算业务以及信息化系统建设两方面,识别及评估有关风险,进行控制和改进,通过事前预警、事中监督、事后反馈等形式,形成风险识别、风险控制、风险应对的风险管理机制,推动财务核算监督体系的不断升级,通过财务核算监督体系的闭环运行,不断规范财务核算,提升财务信息质量,防范造假和舞弊,为实现企业战略目标提供支撑,促进企业高质量发展。
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财务核算规范与否、财务信息质量的高低与企业整体的内部控制状况息息相关,可以说一套强有力的内部控制体系的建设和实施是财会监督工作得以切实落地的基石,良好的内部控制环境是财会监督工作开展的有力保障。企业要强化财务核算监督,需要建立健全以风险管理为导向、合规管理监督为重点、贯通业财的内部控制体系,将风险管理和合规管理的要求嵌入业务流程和信息系统,在公司全领域强化财务核算监督,实现“强内控、防风险、促合规”的管控目标,形成全面、全员、全过程、全体系的风险防控机制,支持企业高效的内部经营管理。
具体来说,企业应该从以下方面强化内部控制,强化财务核算的内控基础:
运用信息技术加强内部控制,建立匹配的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素;
将各种控制手段与信息系统相结合,如不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等;
规范会计系统控制,强化会计核算的智能自动化,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,保证会计资料真实完整。
建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全;
进行授权管理,严格限制未经授权的人员接触和处置财产;
建立运营情况分析制度,综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法,定期开展运营情况分析,发现存在的问题,及时查明原因并加以改进;
建立反舞弊机制,明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限,规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。
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财务核算监督的重点是财务核算的规范性以及财务信息的质量,而其中财务舞弊是财务核算监督的一大痛点,企业舞弊通常会采取各种隐蔽的方法,随着信息技术的发展,舞弊的方法和手段更是层出不穷,但是舞弊通常会在财务指标上有一些异常特征,因此可以基于财务指标分析,进行风险的识别和评估,针对性地设计财务核算监督方案,进行风险控制和应对。
我们在利用财务指标分析前,可以基于舞弊三角理论,对舞弊动因进行分析,分析可能的财务舞弊动机/压力、机会、态度/借口,进一步识别可能的舞弊方法,判断是通过会计操纵还是全流程的交易造假进行舞弊。随着内外部监管要求的提高以及企业经营管理水平的提升,相较于通过会计政策估计的选择进行会计操纵,通过业财全流程的交易造假进行舞弊的手段正在成为趋势,比如通过与关联方或隐性关联方串通合谋虚构业务交易虚增收入,通过形式上真实的上下游交易虚增收入和支出并通过媒介串通进行资金回流等。由于信息技术的发展,舞弊的手段、范围和深度都在不断发展,对财会监督也提出了更高的要求。
由于不同会计科目之间存在勾稽关系,无论舞弊还是错报,均可通过对财务报告财务指标的分析还原真实的财务状况,进行异常事项和风险的识别,进而设计并执行改进措施。
图1:财务报表科目之间勾稽关系
企业基于整体财务数据汇总,可建立不同的财务指标分析模型进行多维度多口径的分析,对错报和舞弊风险进行及时预警,并进行改进,从而为管理决策提供准确的财务信息或数据支撑。企业的财务分析指标和模型可以按照集团、板块、公司、部门等不同层级的战略和管理要求进行选择,对各种财务指标还可以进一步分解,对关键风险点可以进行穿透式监控,进而进行多层级更深入的风险监控和识别。常见的财务指标分析体系或模型举例如下:
图2:财务分析体系举例
通过财务指标分析体系识别错报和舞弊风险的具体步骤为:
基于企业内外部环境、企业行业特性、前期错报和务必情况等选择设计风险导向的财务指标分析体系和模型;
通过系统预设分析指标和分析模型,监控实时变动,进行异常识别和风险预警;
分析各业务场景的异常变动原因,剖析变动异常背后的动因,并进行后续风险缓释;
结合系统分析规则和配置,调整或者修正系统分析指标、模型、阈值。
用友BIP可助力企业在风险识别和评估过程利用信息化手段搭建统一的财务信息系平台,进行财务分析模型预制和定制、业财数据一体化采集、风险或异常阈值设定、预警自动提醒,支持数据图表、管理驾驶舱等多展示形式,并可通过系统平台进行异常动因的追踪追溯,从报告指标追踪到财务核算数据,从财务核算数据追踪到业务原始数据和单据,高效、快速的定位风险因素,支持风险缓释方案的设计和执行,进行基于财务指标的财务核算监督。
图3:风险预警大屏
除了通过财务指标进行偏事后的多维度分析进行错报和舞弊的识别,企业在日常记账中产生的会计分录也会呈现特定的数据特征,基于此可以将会计分录的一些异常特征嵌入信息系统,从而对入账过程中的异常进行监控和预警,在事中乃至事前进行财务核算监督。常见会计分录异常特征包括:
•非工作日大量记账;
•期末结账期间大量结账;
•大额借记收入分录;
•会计期间结束附近的大额借记利润表货方科目
•会计期间结束附近的大额贷记利润表借方科目;
•会计凭证摘要包含特定关键字;
•分录涉及不相关、异常或很少使用的账户;
•分录由平时不负责作出会计分录的人员作出;
•分录在期末或结账过程中作出,且没有或只有很少的解释或描述;
•分录在编制财务报表之前或编制过程中作出且没有科目代码;
•分录金额为约整数或尾数一致;
•包含复杂或性质异常的交易的账户;
•包含重大估计及期末调整的账户;
•过去易于发生错报的账户;
•未及时调节的账户,或含有尚未调节差异的账户等。
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随着信息技术的发展以及业务财务的更加融合和一体,越来越多企业的财务核算正通过财务信息系统逐步走向自动化、智能化,财务核算监督工作同样需要基于财务信息系统的能力,将监督稽核的规则、流程、模型嵌入系统、在财务核算的日常中进行监督有关的控制和执行、最终输出监督结果和分析预警,进而对已有的核算监督体系进行升级,不断地提升财务核算监督的能力和效果。财务核算监督实际是一个逐步系统化的PDCA闭环过程,并且可以基于财务信息系统的平台能力进行多方位的审核和检查,实现高效、全面、不断进化升级的财务核算监督。
用友BIP通过参数、规则、权限、业务流、工作流、日志等平台能力支撑,通过搭建监督稽核有关的多种模型,落地从事前监督到事中监督,再到事后监督反馈的监督闭环,最终实现不相容职务分离、授权审批、账实相符以及其他准确、合规等关键监督活动,规范财务核算,提高财务信息质量:
事前监督:对财务核算有关规则和流程进行梳理,在系统进行规则设置、权限维护、流程设计等;
事中监督:进行智能审核、智能核算等过程管控;
事后监督:进行分析预警以及改进行动,并进一步指引监督规则模型的升级。例如,通过智能巡检,识别异常事项,对异常进行分析和预警,以及进行改进行动;通过智能月结,进行结账有关监督检查。对监督检查的结果进行跟进。
关键监督场景一:参数权限设置
图4:参数权限设置功能展示
关键监督场景二:分录规则
通过入账规则设置以及入账分录异常校验和预警,确保会计分录的准确性,具体可按会计事务定义事项分录模板,通过事项分录规则设置,实时自动生成业财事项分录,通过分录校验规则进行分录异常识别,对异常问题跟进后重新生成准确的事项分录。
图5:事项分录配置及异常校验功能展示
关键监督场景三:智能审核
通过将核算入账有关的审核规则嵌入系统,完成高效、精准的审核,从业务前端开始规范审核,为财务数据质量提升奠定基础。并可以根据企业个性化管理要求,基于不同的行业、不同准则对应的不同核算规则自定义稽核规则,对核算前后的审核异常问题实时提醒,又快又准定位错误原因,实现零误差,零失误。
图6:智能审核功能展示
关键监督场景四:智能巡检
智能巡检打破传统事后检查的监督模式,贯穿事前、事中、事后全流程,是风险导向的监督检查,可促进核算质量的提升:
定时、实时监控异常配置、异常流程、异常数据,及时发现问题并预警到责任人,同时提供解决方案的引导;
日常巡检提前发现问题,解决问题,避免问题在月末堆积。月结检查项可用于日常巡检,在月结前提前解决,提升月结效率;
巡检问题留痕,记录相关问题、操作日志,定期基于问题发生情况进行整体分析,优化现有流程,通过对业务流程风险项、不合规项进行巡检,保证核算质量。
图7:智能巡检功能展示
关键监督场景五:智能月结
通过智能月结方案的执行,助力财务关账检查自动化(预置140+条检查规则),关账过程实时监控,关账结果可视,关账过程可追溯。
图8:智能月结功能展示
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《关于进一步加强财会监督工作的意见》强调“按照会计法赋予的职权对有关单位的会计资料实施监督,规范会计行为。各单位应配合依法依规实施财会监督,不得拒绝、阻挠、拖延,不得提供虚假或者有重大遗漏的财会资料及信息。”会计档案资料的监督检查是财务核算监督的一个重要环节,可基于数智化手段对会计资料的“来源可靠、程序规范、要素合规”进行监督检查,保障会计档案归档合规、来源可溯、证据可关联,为财会监督提供真实、完整、可用的会计资料。
用友BIP可以进行会计资料多视角、为维度联查定位,还原业务发生始末,以事项、会计资料、人员等为导向进行业务溯源,支撑前端业务办理、监察及鉴定等职能,为外部监督检查机构查询和调阅会计资料提供保障,主要应用业务场景概括如下:
图9:会计档案监督的业务场景
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财务核算监督是企业财务管理的重要组成部分,对于保障企业财务安全、提高财务信息质量具有重要意义。通过加强财务核算监督,可以及时发现和纠正财务核算中的问题,防范错报、舞弊,提高财务报表的准确性和可靠性。
企业应加强财务管理,建立健全内部控制制度,加强财务核算监督,提高财务信息质量。同时,企业应加强对信息技术的应用,提高财务核算有关的自动化和智能化水平,为企业的发展提供更有力支持。
随着信息技术的不断发展和企业管理的不断创新,财务核算监督也需要不断改进和优化。未来,财务核算监督将更加注重数据分析和风险预警,加强与业务部门的沟通和协作,提高监督的效率和效果。